Vanlige feil i filnavn og mapper, og hvordan du unngår dem

Filnavn som bare du forstår

Den vanligste feilen jeg ser hos produksjonsteam, er filnavn som gir mening for den som lagret filen og for ingen andre. «Intervju_ny_bra» sier ingenting om hvem som er intervjuet, når det ble tatt opp eller hvilken versjon det er. Etter noen uker husker ikke engang avsenderen selv hva som ligger bak navnet.

Løsningen er en navnestandard som bygger på fast rekkefølge: dato, prosjektkode, innhold og løpenummer. Når rekkefølgen er lik hver gang, sorterer filene seg selv, og alle i teamet kan lese et navn uten å åpne filen. Det viktigste er ikke hvilken standard du velger, men at alle bruker den likt fra første opptaksdag.

• Dato først, i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD, så sorteringen blir riktig
• Prosjektkode som er kort og lik i hele prosjektet
• Løpenummer med ledende null, for eksempel 001 og ikke 1

Mapper som vokser uten plan

Mange starter med noen få mapper og legger til nye etter hvert som behovet dukker opp. Etter et halvt år har arkivet tre nivåer på noen steder og ti nivåer andre steder, og ingen vet lenger hvor lyd, grafikk eller ferdig klipp skal ligge. Nye folk i teamet bruker lang tid på å finne fram.

Bygg heller strukturen før første opptak, og hold den lik på tvers av prosjekter. En enkel inndeling etter type materiale, for eksempel rå opptak, lyd, grafikk, prosjektfiler og leveranser, holder langt. Skriv ned strukturen på én side og legg den i rotmappen, slik at den følger prosjektet. Da trenger du ikke forklare den på nytt hver gang noen kommer til.

• Maksimalt tre til fire nivåer fra prosjektmappen og ned
• Samme mappenavn i alle prosjekter, uten unntak
• En kort lesemeg-fil i rotmappen som beskriver oppbyggingen

Spesialtegn, mellomrom og lange navn

Filer med æ, ø, å, skråstrek eller kolon i navnet kan skape trøbbel når de flyttes mellom systemer, skrives til ekstern disk eller leses av ulike klippeprogrammer. Det samme gjelder svært lange stinavn, som enkelte programmer og filsystemer ikke håndterer. Feilen oppdages ofte først når en fil ikke vil åpne seg midt i et hastearbeid.

Hold deg til bokstaver uten diakritiske tegn, tall, bindestrek og understrek. Bruk understrek mellom ordene i stedet for mellomrom, og hold navnet så kort at det fortsatt er lesbart. Velg ett skrivemønster, for eksempel små bokstaver gjennomgående, og hold deg til det. Slike små regler virker kjedelige, men de forhindrer akkurat de feilene som er vanskeligst å finne i etterkant.

Ingen versjonskontroll på klippefiler

Når prosjektfiler heter «final», «final2» og «final_endelig», er det bare et tidsspørsmål før noen jobber i feil versjon. Dette skjer særlig når flere bidrar til samme prosjekt, eller når en frilanser leverer og noen andre tar over. Tapet kommer sjelden som en katastrofe, men som timer med dobbeltarbeid.

Bruk et versjonsnummer som alltid øker, for eksempel v01, v02, v03, og la den høyeste være den gjeldende. Flytt eldre versjoner til en egen undermappe i stedet for å la dem ligge side om side. Avtal i teamet hvem som har lov til å lage en ny versjon, og at navnet endres hver gang filen lagres på nytt som et nytt utkast.

• v01, v02, v03 i stedet for ord som final og endelig
• Gamle versjoner i en egen mappe kalt arkiv
• En fast person som godkjenner hvilken versjon som er gjeldende

Standarden finnes, men ingen følger den

Noen team har en god navnestandard på papiret, men ingen bruker den under press. Under opptak er det travelt, kameraene gir egne filnavn, og ingen har tid til å døpe om hundrevis av klipp. Resultatet er et arkiv der halvparten følger standarden og halvparten ikke, og det er verre enn ingen standard i det hele tatt, fordi det gir falsk trygghet.

Gjør standarden lett å følge. Bestem hvem som døper om filer, og når det skjer, helst samme kveld som opptaket er overført. Bruk et enkelt verktøy for gruppevis omdøping hvis volumet er stort. Og gå gjennom standarden sammen i teamet før prosjektet starter, slik at ingen møter den for første gang midt i et hektisk opptak.

Å sjekke arkivet før det er for sent

En siste feil er å la ordenen bero på tro. Ingen kontrollerer om navnene faktisk følger standarden, før noen trenger en fil og ikke finner den. Da er det for sent, og rydding under tidspress gir nye feil, som å flytte filer uten å notere hvor de havnet.

Sett av ti minutter ved prosjektslutt til en rask kontroll. Åpne mappene, se etter filer som skiller seg ut, og rett opp mens du fortsatt husker sammenhengen. Gjør det til en fast rutine på lik linje med å pakke ned utstyret. En liten, regelmessig kontroll holder arkivet brukbart langt lenger enn en stor opprydding hvert annet år.

• Sorter mappen etter navn og se etter avvik
• Kontroller at lesemeg-filen stemmer med faktisk struktur