Start med å se hva du faktisk har
Før du flytter eller omdøper én eneste fil, trenger du en oversikt. Mange begynner å rydde midt i kaoset og ender opp med enda flere mapper enn de startet med. Kartlegg heller først hvilke disker, kort og mapper som finnes, og skriv det ned i et enkelt ark. Noter hvor hver disk står, omtrent hvor mye som ligger på den, og hvilke prosjekter du tror den hører til.
Ikke bruk mye tid på detaljer i denne fasen. Du trenger ikke åpne hver klipp. Det holder å se på mappenavn, datoer og filstørrelser. Målet er et kart over området, ikke en ferdig katalog. Når kartet er på plass, ser du ofte raskt hvor det verste rotet sitter, og hvilke disker som bare inneholder kopier av hverandre.
Ta gjerne et par bilder av diskene med merkelapp, slik at du senere kan finne dem igjen. Denne første runden tar sjelden mer enn en ettermiddag, selv for et stort arkiv.
- Skriv ned alle disker, kort og mapper du finner
- Noter omtrent størrelse og antatt prosjekt
- Åpne ikke hver klipp i denne runden
Lag en arbeidskopi før du rører noe
Det aller viktigste du gjør i en ryddejobb, er å ikke gjøre den på eneste kopi. Kopier materialet du skal ordne til en egen disk, og kontroller at kopien faktisk er komplett før du begynner. Sammenlign antall filer og total størrelse, og åpne noen stikkprøver. Først da kan du trygt endre navn og flytte filer.
Dette er ikke en garanti mot at noe går tapt. Disker kan svikte, og feil kan snike seg inn. Men en arbeidskopi gjør at en feil under ryddingen ikke ødelegger originalen. Behold originalene urørt til du er helt ferdig og har kontrollert resultatet.
Hvis du ikke har plass til å kopiere alt på én gang, ta ett prosjekt av gangen. Det er bedre å rydde fem prosjekter ordentlig enn femti halvveis.
- Kopier først, rydd i kopien
- Sammenlign antall filer og total størrelse
- Behold originalene til du er ferdig
Bestem navnestandard og mappestruktur først
Når du vet hva du har, må du bestemme hvordan det skal se ut etterpå. Velg én enkel struktur: for eksempel år, prosjekt, så en undermappe for rå opptak, lyd, grafikk og eksport. Skriv strukturen ned på ett ark, slik at alle som skal bruke arkivet kan lese den på under et minutt.
Filnavn bør begynne med dato i fast rekkefølge, så prosjektkode, så en kort beskrivelse. Unngå mellomrom og spesialtegn, og la være å bruke ord som «ny» eller «endelig». De slutter å bety noe i løpet av noen uker. Poenget er at navnet skal fortelle deg noe uten at du må åpne filen.
Test standarden på ti-tjue filer før du bruker den på hele arkivet. Ofte oppdager du da at et felt mangler eller er for langt, og det er mye billigere å rette opp nå enn etter at tusen filer er omdøpt.
- Dato først, så prosjektkode, så kort beskrivelse
- Ingen mellomrom eller spesialtegn
- Test standarden på et lite utvalg
Sorter i tre bunker: behold, usikker, kast
Nå begynner selve ryddingen. Gå gjennom materialet prosjekt for prosjekt og legg hver mappe i en av tre bunker. Behold er det du vet hører til et prosjekt du vil ha med deg. Usikker er det du ikke kjenner igjen. Kast er åpenbare dubletter, mislykkede opptak og testfiler.
Vær streng med usikker-bunken, men ikke slett den med en gang. Flytt den til en egen mappe med dato, og la den ligge en periode. Ofte dukker det opp noen som husker hva det var, eller du finner en klippeliste som forklarer det. Slett først når du er rimelig sikker.
Det kan føles tungvint, men det unngår den vanlige feilen der et opptak du trengte forsvant under en travel opprydding. For rushmateriale som ikke skal brukes igjen, må du avgjøre sammen med oppdragsgiver hva som kan fjernes.
- Behold, usikker, kast: tre bunker er nok
- La usikre filer ligge i egen mappe en stund
- Avklar sletting av rushmateriale med oppdragsgiver
Skriv en kort logg mens du ordner
Rydding uten dokumentasjon holder ikke lenge. Mens du går gjennom hvert prosjekt, skriv en kort linje i et loggark: prosjektnavn, tidsrom, hva opptakene inneholder, kameraformat om du vet det, og hvor filene ligger nå. Dette tar ett minutt per prosjekt og sparer deg for å åpne de samme mappene igjen om et halvt år.
Loggen trenger ikke være fin. Det viktigste er at den er lett å finne og lett å oppdatere. Legg den i toppen av arkivet, med et navn som ikke kan misforstås. Hvis du bruker et regneark, hold kolonnene få og faste.
Når loggen er på plass, kan en kollega eller klipper finne frem uten å ringe deg. Det er den egentlige gevinsten av hele øvelsen, mer enn selve mappene.
- En linje per prosjekt er nok å starte med
- Faste kolonner: prosjekt, tidsrom, innhold, plassering
- Legg loggen øverst i arkivet
Kontroller resultatet og lag en backup
Når alt er ordnet, gå gjennom stikkprøver. Velg fem prosjekter tilfeldig og prøv å finne et bestemt opptak ved hjelp av bare loggen og mappestrukturen. Lykkes du raskt, fungerer systemet. Stopper du opp, vet du hva som må justeres.
Deretter tar du en ordentlig backup av det ferdige arkivet, helst på to forskjellige disker som oppbevares på hvert sitt sted. Kontroller at filene kan åpnes fra kopiene. Ingen rutine kan love at ingenting går tapt, men flere kopier på ulike steder gjør det mye mindre sannsynlig.
Sett til slutt en dato i kalenderen for en ny gjennomgang om noen måneder. Et arkiv holder orden bare hvis noen faktisk bruker standarden når nye opptak kommer inn.
- Test systemet ved å lete etter ett opptak
- Ta backup på to disker på ulike steder
- Planlegg en ny gjennomgang
Et rotete arkiv blir ikke ryddet av en stor innsats på én dag, men av en rekkefølge du følger: oversikt, kopi, standard, sortering, logg og kontroll. Gjør det prosjekt for prosjekt, og skriv ned det du bestemmer underveis. Da får du et arkiv som andre kan bruke, og som er enkelt å holde ved like når nye opptak kommer til.