Slik bygger vi en navnestandard som teamet faktisk bruker

Vi starter med arkivet dere har, ikke med en mal

Når et team ber oss om hjelp med filnavn og mappestruktur, åpner vi aldri med en ferdig mal. Vi ber først om å få se hvordan arkivet ser ut akkurat nå. Det kan være en ekstern disk full av mapper som heter Ny mappe 3, en delt stasjon der tre personer har hver sin logikk, eller en blanding av begge deler.

Dette første blikket forteller oss mer enn et intervju. Vi ser hvilke ord folk faktisk bruker, om de skriver dato med punktum eller bindestrek, og hvor ofte versjoner av samme klipp ligger side om side uten at noen vet hvilken som gjelder.

Jeg noterer meg også hvem som lager mest materiale og hvem som leter mest. Ofte er det ikke samme person, og det er en del av grunnen til at rotet oppstår. En god navnestandard må tjene den som leter, ikke bare den som lagrer.

Ordene på tavla kommer før reglene

Neste steg er en workshop der vi skriver ned alt som må kunne leses ut av et filnavn. Det er sjelden mer enn fem eller seks opplysninger: prosjekt, dato, kilde eller kamera, scene eller intervjuobjekt, og en løpende nummerering. Resten kan stå i loggen.

Vi lar teamet selv foreslå rekkefølgen. Det høres bagatellmessig ut, men rekkefølgen bestemmer hvordan filene sorteres i en mappe, og dermed hva klipperen ser først. Dato først gir kronologi, prosjektkode først gir gruppering.

Vi tester forslaget på tjue ekte filer fra teamets eget arkiv. Når noen kommer til en fil som ikke lar seg navngi uten å bryte regelen, har vi funnet et hull, og da er det billigere å rette det på tavla enn etter tusen filer.

• Hva må leses ut av navnet alene?
• Hva kan vente til opptaksloggen?
• Hvilken rekkefølge sorterer best for klipperen?

Mapper skal speile måten dere jobber på

Mappestrukturen følger samme tankegang. Vi spør ikke hva som ser ryddig ut, men hvordan en vanlig produksjon faktisk beveger seg: opptak kommer inn fra felt, blir sikret, sjekket, loggført og til slutt levert videre. Strukturen bør gjøre den reisen synlig.

Mange team lager for mange nivåer. Fem undermapper dypt blir ingen fil funnet igjen av noen som er stresset. Vi går sjelden dypere enn tre nivåer, og vi gir hver mappe et navn som forklarer innholdet uten at man må åpne den.

Vi diskuterer også hva som skal skille rå opptak fra bearbeidet materiale, og hvor lyd, grafikk og dokumenter hører hjemme. Dette er valg med reelle konsekvenser, så vi skriver ned begrunnelsen ved siden av reglene, slik at neste prosjekt ikke starter fra null.

Når standarden møter en travel opptaksdag

En standard som fungerer på kontoret, holder ikke alltid i felt. På en lang opptaksdag er det ingen som orker å skrive lange navn på hvert klipp. Derfor spør vi alltid hvem som skal gjøre hva, og når. Ofte er det lurere å gi kameraene fornuftige grunnnavn og la selve omdøpingen skje ved overføring.

Vi har sett at team lykkes best når én person eier overføringen etter dagens opptak. Det trenger ikke være den mest erfarne, bare den som er pålitelig og får tid til det. Ansvaret skrives inn i en kort sjekkliste som henger ved arbeidsplassen.

Jeg anbefaler å vente med forfining til etter første prosjekt. Standarden skal ta imot erfaringer, og det er normalt at to eller tre detaljer endres når den møter virkelige opptak.

• Én person eier overføringen etter opptaksdagen
• Kamera- og lydkilder får faste, korte koder
• Sjekklisten henger der arbeidet gjøres

Dokumentasjon som får plass på én side

Til slutt skriver vi ned standarden. Målet er én side, ikke et regelverk. Der står oppbyggingen av filnavn med et par tydelig merkede eksempler, kartet over mappestrukturen og tre eller fire regler for unntak. Hvis noen må lese lenger enn to minutter, er teksten for lang.

Vi legger gjerne ved en liste over ting som aldri skal stå i et filnavn, som mellomrom, spesialtegn eller ord som endres underveis, som endelig. Slike små forbud sparer mer tid enn mange tillatelser.

Dokumentet er teamets eget. Vi bidrar med struktur og spørsmål, men ordene og valgene kommer fra dem som skal bruke det. Det er ofte det som avgjør om standarden overlever det første travle prosjektet.

Vedlikehold: derfor ser vi på arkivet igjen etter noen uker

En navnestandard er ikke ferdig den dagen den skrives. Vi anbefaler en kort gjennomgang noen uker etter at den er tatt i bruk, gjerne med en tilfeldig stikkprøve på tjue filer. Hvor mange følger regelen, og hvor går det galt?

Avvikene er sjelden slurv. Oftest peker de på en situasjon standarden ikke tok høyde for, som en gjest som leverer materiale i eget format, eller et prosjekt med flere språk. Da justerer vi regelen, ikke menneskene.

I disse høstukene, når mange team starter nye prosjekter etter sommeren, er det et godt tidspunkt å se på rutinene. Rydd gjerne i det gamle før nytt materiale begynner å strømme inn, så starter dere med et arkiv dere stoler på.