Start med å se hva du faktisk har
Før du bestemmer noe som helst, må du vite hvor mye materiale det gjelder. Mange team tror arkivet er på én disk, og oppdager at opptak også ligger på kameraminnekort, i gamle prosjektmapper og på laptopen til en frilanser som sluttet for to år siden. Bruk en ettermiddag på å lage en enkel oversikt: hvilke disker og mapper finnes, hvem eier dem, og omtrent hvor mange prosjekter ligger der.
Du trenger ikke åpne hver fil. Det holder å notere stedet, merkelappen på disken, årstall og hva du tror ligger der. Denne oversikten er selve grunnlaget for beslutningen din. Uten den vil du undervurdere jobben, og du vil heller ikke se hva som kan vente.
Når oversikten er ferdig, ser du ofte et mønster. Noe materiale tilhører ferdige prosjekter, noe er rå opptak som aldri ble brukt, og noe er uklart. Det uklare er den delen som tar mest tid, og den bør du regne inn fra starten.
- Hvilke disker, kort og mapper finnes
- Hvem har ansvar for hver av dem
- Omtrentlig omfang per prosjekt og år
Avklar hvem som skal bruke arkivet
Et arkiv er bare ryddig hvis de som bruker det forstår systemet. Spør derfor først hvem som skal finne ting der: klippere, produsenter, kunder som ber om gamle bilder, eller bare du selv. Behovene er ulike. En klipper vil ha opptak sortert etter dag og kamera, mens en produsent oftere leter etter intervjuer med bestemte personer.
Snakk med dem som faktisk leter etter filer i dag. Spør hva de bruker lengst tid på, og hvilke søk som alltid ender i gjetting. Svarene er mer verdt enn en teoretisk modell av hva et arkiv bør være.
Skriv ned to eller tre typiske situasjoner, for eksempel at noen skal finne alle opptak fra en bestemt kunde fra for tre år siden. Disse situasjonene blir testen når du senere vurderer om strukturen fungerer.
- Hvem leter etter filer, og hvor ofte
- Hva tar lengst tid å finne i dag
- Hvilke tre søk må alltid gå raskt
Bestem hva som skal beholdes
Ikke alt gammelt materiale fortjener plass i et ryddet arkiv. Før du begynner å flytte filer, må du bestemme hva som skal beholdes, hva som kan slettes og hva som må avklares med andre. Rå opptak fra avsluttede kundeprosjekter kan ha avtalefestede krav til oppbevaring, og det må du sjekke i kontraktene, ikke gjette.
Lag tre bunker i oversikten din: behold, vurder og kan fjernes. Vær forsiktig med den siste. Slett ingenting før du har en ekstra kopi og før noen med ansvar har sagt ja. Det er bedre å la et usikkert prosjekt ligge i en egen mappe enn å angre i etterkant.
Beslutningen om hva som beholdes påvirker også hvor mye lagringsplass og hvor mange disker du trenger videre. Det er derfor et naturlig punkt å stoppe opp og se på hele bildet før arbeidet starter.
- Sjekk kontrakter for krav til oppbevaring
- Slett aldri uten ekstra kopi og et ja fra ansvarlig
- Samle usikre prosjekter i en egen mappe
Velg navnestandard og struktur før du flytter noe
Den vanligste feilen er å begynne å flytte filer før strukturen er avgjort. Da ender du med to systemer: det gamle rotet og et halvferdig nytt. Bestem derfor først hvordan prosjektmapper skal hete, hvordan dato skrives, og hvilke undermapper hvert prosjekt skal ha.
Hold standarden enkel nok til at alle husker den uten å slå opp. Ofte holder det med årstall, kundenavn eller prosjektkode og en kort beskrivelse. Prøv den på tre gamle prosjekter og se om den fungerer, også for de rotete tilfellene. Justér gjerne før du tar i bruk den store jobben.
Skriv standarden ned på én side og legg den øverst i arkivet. Den siden er det neste menneske, eller du selv om et halvt år, vil takke deg for.
- Bestem mappenavn og datoformat først
- Test standarden på tre gamle prosjekter
- Skriv den ned på én side i arkivets rot
Sett av tid, og del jobben i etapper
Å ordne et gammelt arkiv tar lengre tid enn de fleste regner med, særlig fordi mye av tiden går til å finne ut hva filene er. Vurder ærlig hvor mange timer du kan sette av hver uke, og del arbeidet i etapper, for eksempel ett år eller én kunde om gangen.
En etappe bør kunne avsluttes med et ryddig resultat, slik at du ikke sitter igjen med halvferdige mapper dersom andre oppgaver kommer imellom. Ta de nyeste og mest brukte prosjektene først, fordi det er der nytten kommer raskest.
Avtal også hvem som gjør hva hvis flere deltar. Én person bør ha siste ord om navn og plassering, ellers glir standarden gradvis fra hverandre. Dette er et godt tidspunkt å vurdere om en kort veiledning eller en workshop kan spare deg for omveier.
- Regn med flere uker, ikke noen få dager
- Del arbeidet i etapper som kan avsluttes
- Gi én person ansvar for navn og plassering
Planlegg backup og vedlikehold fra første dag
Når gamle opptak endelig er ordnet, er de også mer verdifulle, og da bør de ikke ligge på bare én disk. Tenk gjennom hvor kopiene skal ligge, hvem som kontrollerer at filene kan åpnes, og hvor ofte det skjer. Ingen rutine gjør at ingenting kan gå tapt, men en enkel og fast rutine reduserer risikoen mye.
Bestem også hvordan nye prosjekter skal komme inn i arkivet. Hvis ikke det er avtalt, vil rotet bygge seg opp igjen i løpet av noen måneder. En kort sjekk ved prosjektslutt, der mappene navngis og dokumenteres, er ofte nok.
Ta med disse punktene i beslutningen din fra starten, slik at ryddingen ikke blir en engangsjobb som forvitrer.
- Minst to kopier på ulike steder
- Fast kontroll av at filene kan åpnes
- Rutine for å legge inn nye prosjekter
Spørsmålene over gir deg et godt grunnlag for å bestemme om du rydder selv, tar det i etapper eller henter hjelp. Har du oversikt, vet hvem som bruker arkivet, har avklart hva som beholdes og valgt en standard, er du allerede langt. Resten er jevnt arbeid over tid. Trenger du en ekstra vurdering av opplegget, kan du sende en henvendelse via kontaktsiden.