Intervjunotater før vinteren: slik rydder du notatene mens opptakene er ferske

Hvorfor høsten er tiden for å rydde notatene

Mange produksjonsteam sitter med en haug intervjuopptak fra sensommeren og begynnelsen av høsten. Opptakene ligger på kortene eller på en ekstern disk, og notatene finnes i tre ulike skrivebøker, en mobil og et dokument ingen husker hva het. Mens du fortsatt husker hvem som sa hva, og hvorfor det var viktig, er det billig å samle trådene. Om to måneder koster det mye mer.

Jeg ser dette hver høst på kursene våre. Teamene har gode opptak, men notatene er skrevet for den som satt i rommet, ikke for den som skal klippe. Det som var innlysende under intervjuet, er uforståelig seks uker senere. Derfor handler denne artikkelen om en liten, fast rutine du kan innføre nå, før mørketiden og juleavviklingen tar all tid.

Rutinen krever ikke nye verktøy. Et vanlig regneark eller et tekstdokument holder, så lenge alle i teamet bruker samme oppsett. Det viktigste er at notatene følger opptaket, ikke personen som tok dem.

Hva et godt intervjunotat inneholder

Et brukbart notat starter med de nøkterne opplysningene: hvem som ble intervjuet, hvor og når det skjedde, hvilken kamerafil eller lydfil det gjelder, og hvem som førte notatene. Skriv fullt navn og rolle til intervjuobjektet slik det skal stå i bildeteksten, og merk om du har fått samtykke til bruk. Disse linjene tar to minutter, men sparer klipperen for lange runder med spørsmål.

Deretter kommer selve innholdet. Skriv sitatene ordrett når de er sterke, og med egne ord når du bare vil huske temaet. Merk tydelig hva som er hva, for eksempel med anførselstegn rundt ordrette sitater. Et sitat uten kontekst er vanskelig å bruke, så legg til en kort linje om hva som ble spurt om, og hvordan svaret ble gitt.

Noter også det som ikke er sagt, men som påvirker klippingen: at intervjuobjektet ble avbrutt av et fly, at et svar ble tatt opp på nytt, eller at personen ba om å få si noe en gang til.

• Navn, rolle og samtykke øverst i hvert notat
• Filnavn på opptaket notatet hører til
• Ordrette sitater med anførselstegn
• En linje kontekst: hva ble spurt om
• Tekniske avbrudd og gjentatte svar

Tidskoder: hvor ofte og hvor nøyaktig

Tidskoder er det klipperen leter etter først. Du trenger ikke kode hvert sekund, men sett en tidskode hver gang temaet skifter, og alltid ved sitater du tror kommer til å bli brukt. Hold deg til ett format gjennom hele prosjektet, for eksempel timer, minutter og sekunder, og skriv det samme sted i notatet hver gang.

Under selve intervjuet kan du skrive tidskoden fra kameraets visning eller fra en klokke som startet samtidig som opptaket. Er du usikker, skriv omtrentlig tid og marker den med et spørsmålstegn. Det er bedre enn å la være, og klipperen kan finpusse når hun åpner filen. Den vanligste feilen jeg ser, er at tidskodene i notatet følger notatførerens klokke, mens opptaket har sin egen.

Sjekk derfor tidlig i prosjektet at en tidskode i notatet faktisk treffer riktig sted i opptaket. Ta stikkprøver på tre eller fire punkter, og rett opp systemet før du har fylt ti sider med feil verdier.

En enkel rutine for etterarbeidet samme uke

Notater som skrives i full fart under et intervju, er ofte halvferdige. Sett derfor av en halvtime samme uke til å lese gjennom dem. Fyll ut forkortelser, rett navn, og legg til det du husker, men ikke fikk skrevet. Hukommelsen er best de første dagene, og den svinner raskere enn mange tror.

Marker deretter de tre til fem passasjene du mener er sterkest, slik at klipperen har et sted å starte. Dette er din vurdering, ikke en fasit, og klipperen står fritt til å velge annerledes. Men en slik markering gir et utgangspunkt, og det er ofte det som mangler når et prosjekt går fra opptak til klipp.

Lagre til slutt notatet i samme mappe som opptaket, eller i en tilhørende mappe for notater med samme navnestandard. Da blir det ikke liggende i en e-postvedlegg eller i en privat mappe på en bærbar PC som ingen andre har tilgang til.

• Les gjennom notatene innen få dager etter intervjuet
• Fyll ut forkortelser og rett navn
• Marker noen få sterke passasjer
• Lagre notatet ved siden av opptaket

Feil som dukker opp når mørketiden kommer

Når dagene blir korte, haster det mer, og slurvet blir synligere. En vanlig feil er å føre notater i flere versjoner: en på kameraplassen, en renskrevet hjemme, og ingen vet hvilken som gjelder. Bestem at det finnes ett originalnotat per intervju, og at endringer gjøres i det, ikke i kopier.

En annen feil er å skrive notater som bare gir mening for deg. Forkortelser, kallenavn og interne vitser fungerer på settet, men ikke i klipperommet. Les notatet som om du var en fremmed som aldri har møtt intervjuobjektet. Forstår du hva som skjedde? Hvis ikke, mangler det noe.

Til slutt: ikke utsett loggføringen til etter jul. Intervjuer fra høsten skal gjerne klippes i vinter, og da er det ofte en annen person enn du som åpner filene. Et ryddig notat er det eneste hun har å støtte seg på, og hun kan ikke ringe deg midt i en travel produksjonsperiode.

Et lite oppsett du kan ta i bruk denne uken

Begynn smått. Lag en mal med fem felt: intervjuobjekt, opptaksfil, dato og sted, sitater med tidskoder, og kontekst eller kommentarer. Skriv ut malen eller lagre den som et dokument som hele teamet kopierer for hvert nytt intervju. Bruk den på de to neste opptakene dine, og juster etter hva som viste seg å mangle.

Gå så gjennom de eldste høstopptakene dine og se hvilke som mangler notater i dette formatet. Prioriter de som sannsynligvis skal brukes først. Du trenger ikke fullføre alt i én omgang, men ha en liste og en rekkefølge.

Hvis teamet ditt trenger hjelp til å innføre dette, tilbyr vi opplæring og rådgivning. Ta kontakt via skjemaet på kontaktsiden, så snakker vi om hva som passer deres måte å jobbe på.