Hvor mange kopier trenger jeg egentlig av opptakene mine?

Spørsmålet vi får oftest

Nesten hver gang jeg underviser i backup-rutiner, kommer det samme spørsmålet innen første kvarter: hvor mange kopier må jeg ha for at det er trygt nok? Det er et godt spørsmål, fordi det viser at folk tar opptakene på alvor. Samtidig finnes det ikke ett tall som passer for alle, og jeg vil heller gi deg et svar du kan bruke enn en snodig formel.

Svaret avhenger av hva opptakene betyr for deg. En frilanser med ett enkelt bedriftsfilm-oppdrag har andre behov enn et team som har filmet intervjuer det aldri kan ta om igjen. I dette innlegget går jeg gjennom hvordan jeg tenker når jeg setter opp en rutine sammen med kursdeltakere, og hvorfor jeg nesten alltid lander på det samme utgangspunktet.

Jeg skriver dette midt i høstsesongen, når mange team har kommet hjem fra sommerens opptak og nå sitter med hele harddisker som ennå ikke er sikret ordentlig. Det er akkurat nå rutinene betyr mest.

Tre kopier som utgangspunkt

Den tommelfingerregelen jeg bruker i undervisningen er enkel: tre kopier, på to ulike typer lagring, og minst én kopi som ikke står på samme sted som de andre. Originalfilene på kortet eller kameraet teller ikke som en trygg kopi, fordi kortet snart skal brukes på nytt.

I praksis kan det se slik ut: en kopi på arbeidsdisken du klipper fra, en kopi på en ekstern disk som står i kontoret, og en tredje kopi på en disk som du tar med hjem eller oppbevarer i et annet rom eller bygg. Poenget er at én enkelt hendelse, som vannlekkasje, tyveri eller en dårlig dag med en kaffekopp, ikke kan ramme alle kopiene samtidig.

Tallet tre er ikke hellig. Det er et fornuftig minimum for opptak som har verdi, og du kan gå høyere hvis materialet er uerstattelig. Men begynner du med tre og følger rutinen hver gang, er du allerede langt foran de fleste.

• Kopi 1: arbeidsdisk du bruker daglig
• Kopi 2: ekstern disk på et annet fysisk sted i huset
• Kopi 3: disk oppbevart utenfor kontoret
• Originalkortet slettes først når alle kopier er kontrollert

Kopiering er ikke det samme som kontroll

Det mange hopper over, er kontrollen. En fil som ser ut til å ha blitt kopiert, kan være ufullstendig eller skadet, og du oppdager det kanskje ikke før du trenger den. Derfor lærer jeg bort at hver kopiering skal etterfølges av en sjekk av filene.

Den enkleste varianten er å sammenligne antall filer og størrelse mellom kilde og kopi, og stikkprøve noen klipp ved å spille dem av. En grundigere variant er å bruke et verktøy som beregner kontrollsummer og sammenligner dem. Hvilken du velger, avhenger av hvor mye tid du har og hvor viktig materialet er.

Jeg anbefaler å skrive ned i opptakslogg eller prosjektnotat at kontrollen er gjort, med dato og hvem som gjorde den. Da slipper neste person å lure på om disken er sjekket, og det blir en vane teamet deler, ikke noe en enkelt person husker på.

Slik legger du rutinen inn i en vanlig dag

En rutine som er for tung, blir droppet innen to uker. Derfor handler mye av kurset om å gjøre backup til en liten del av avslutningen på opptaksdagen, på lik linje med å lade batteriene. Kortet leveres til den som har ansvaret, kopieres til to steder, kontrolleres og merkes som ferdig.

Et eksempel fra et team jeg har jobbet med: de bruker en enkel sjekkliste på ett ark per opptaksdag. Når tre avkrysninger er gjort, får kortet en grønn lapp og kan tas i bruk igjen. Ingen trenger å huske noe, for arket husker for dem.

Fordel også ansvaret. Én person eier rutinen, men alle i teamet vet hva den innebærer. Blir den ansvarlige syk eller reiser bort, kan en annen ta over uten å måtte spørre om hvordan det pleier å gjøres.

• Avslutt hver opptaksdag med kopiering før noe annet
• Bruk en fast sjekkliste, på papir eller i loggen
• Merk disker tydelig med prosjekt og dato
• Utpek en ansvarlig og en stedfortreder

Hva en rutine kan og ikke kan love

Jeg vil være ærlig om grensene. En god rutine med flere kopier og kontroll reduserer risikoen for å miste opptak betydelig, men den fjerner den ikke. Disker kan svikte samtidig, feil kan snike seg inn uten at noen ser det, og mennesker glemmer. Den som lover at ingenting kan gå tapt, lover mer enn noen kan holde.

Derfor handler arbeidet vårt om å gjøre sannsynligheten lav og å gjøre det lett å oppdage feil tidlig. Test av og til at du faktisk kan åpne filene fra den eksterne kopien, ikke bare at disken finnes. Skift ut gamle disker før de blir gamle nok til å svikte.

Backup er heller ikke et arkiv i seg selv. Har du ikke ryddige filnavn og en forståelig mappestruktur, hjelper det lite at kopiene finnes, for ingen finner det de leter etter. Rutinen fungerer best sammen med resten av arkivarbeidet.

Før du bestemmer deg

Når du skal sette opp din egen rutine, begynn med å regne ut hvor mye materiale du produserer i løpet av en måned og hvor mye lagring det krever per kopi. Mange undervurderer dette og ender med disker som fylles opp midt i et prosjekt.

Tenk deretter gjennom hvor kopiene fysisk skal stå, hvem som har tilgang, og hvor ofte du vil teste dem. Skriv alt ned på én side. En rutine som bare finnes i hodet til én person, er sårbar akkurat på den måten du prøver å unngå.

Hvis du vil ha hjelp til å tilpasse dette til ditt team, tar vi det opp i backup-modulen på kurset. Der går vi gjennom ditt eget oppsett, finner svakhetene og lager en enkel plan dere faktisk kommer til å følge.

• Estimer månedlig datamengde og antall kopier
• Bestem hvor hver kopi skal oppbevares
• Planlegg en fast test av kopiene
• Skriv rutinen ned på én side