Prisen styres av volum, ikke av teknikk
Når team spør meg hva en backup-rutine koster, tror mange svaret ligger i programvare eller avanserte oppsett. I praksis ligger det nesten alltid i hvor mye materiale dere filmer. Et to-dagers intervjuprosjekt kan fylle noen hundre gigabyte, mens en dokumentarserie med flere kameraer fort passerer flere terabyte. Hver ekstra kopi må ha plass til alt, og det er der regningen vokser.
Det betyr at det første du bør gjøre, er å anslå datamengden per prosjekt og per år. Se på kameraformat, oppløsning og hvor mange timer dere vanligvis tar opp. Mange har aldri regnet på dette, og blir overrasket av hvor raskt tallet blir stort.
Når du kjenner volumet, blir resten av kalkylen overkommelig. Du vet hvor mange disker du trenger, hvor ofte de må byttes, og hva du eventuelt kan rydde bort før du kopierer. Et ryddig arkiv er derfor billigere å sikre enn et rotete.
- Anslå timer opptak per prosjekt
- Gang med datarate fra kameraets format
- Legg til proxyfiler og eksport hvis dere tar vare på dem
Antall kopier avgjør hvor mange disker du kjøper
En vanlig tommelfingerregel er flere uavhengige kopier, minst én av dem lagret på et annet sted enn de andre. Hver kopi er en egen kostnad i disker, og diskene har begrenset levetid. Dermed er det ikke bare innkjøpet som teller, men også at du må regne med å skifte ut utstyr over tid.
Jeg anbefaler å starte enkelt. To kopier som faktisk blir tatt vare på og kontrollert, er bedre enn fire kopier ingen husker å oppdatere. Prisen følger antall kopier nesten lineært, så det lønner seg å bestemme hva som er nok for akkurat deres prosjekter.
Samtidig må du være ærlig med deg selv: ingen rutine kan love at ingenting går tapt. Målet er å gjøre sjansen for tap mindre og å oppdage feil tidlig, ikke å kjøpe seg en garanti.
- Én hovedkopi og minst én ekstra kopi på egen disk
- En kopi oppbevart på et annet sted
- Regn med at disker må skiftes etter noen år
Tiden dere bruker er den skjulte kostnaden
Mange glemmer at backup ikke bare er maskinvare. Noen må kopiere filene, kontrollere at de kom helskinnet over, og merke diskene slik at andre forstår dem. Hvis dette tar en halv time etter hver opptaksdag, er det timer som må inn i budsjettet, enten det er en frilanser eller en produksjonskoordinator som gjør det.
Det er her god rutine betaler seg. Når kopiering og kontroll følger samme skjema hver gang, går det raskt og blir sjelden hoppet over. Uten skjema blir det et valg hver gang, og da tar det lengre tid.
I kurset bruker vi tid på akkurat dette: å gjøre rutinen så kort at den faktisk blir fulgt. Du får lage en sjekkliste dere kan henge ved arbeidsstasjonen.
- Kopiering etter hver opptaksdag
- Kontroll av filer mot originalen
- Merking og notering i loggen
Kontroll av filer koster litt, men sparer mye
Å kopiere en fil og anta at den er i orden, er en av de vanligste feilene jeg ser. En kopi kan være ufullstendig uten at noen merker det før klipperen åpner prosjektet uker senere. Kontroll av filer, for eksempel ved å sammenligne størrelse og kontrollsum, tar ekstra tid, men er billig sammenlignet med å lete etter materiale som ikke lar seg åpne.
Hvor grundig kontrollen må være, avhenger av hva som står på spill. For en bedriftsvideo som kan filmes om igjen, holder en enklere kontroll. For et intervju som ikke kan gjentas, bør du være strengere.
Denne vurderingen er en del av prisen, fordi den påvirker hvor mye tid og hvilket verktøy rutinen krever.
- Sammenlign filstørrelse etter kopiering
- Bruk kontrollsummer for uerstattelig materiale
- Stikkprøve ved å åpne filer fra hver disk
Hva du kan spare, og hva du ikke bør spare på
Du kan spare ved å ikke ta vare på alt. Mye av det som blir filmet, brukes aldri, og et ryddig utvalg gir mindre volum å sikre. Du kan også velge enklere disker til materiale som lett kan skaffes på nytt, og reservere de bedre til opptak som ikke kan gjentas.
Det du ikke bør spare på, er kontrollen og at minst én kopi ligger et annet sted. Slike valg gir lite besparelse, men stor forskjell hvis noe går galt.
Husk også at prisen på en rutine ikke er det samme som prisen på kurset eller en rådgivningstime. Her handler det om hva dere selv må bruke på utstyr og tid, og det varierer med hvordan dere jobber.
- Rydd bort rushmateriale dere ikke trenger
- Skill mellom uerstattelig og erstattelig materiale
- Behold kontroll og ekstra lagringssted
Slik regner du ut et realistisk budsjett
Start med volumet: hvor mange timer og hvilket format. Gang med antall kopier, og legg på litt slingringsmonn, for prosjekter vokser nesten alltid. Legg så til tid til kopiering og kontroll per opptaksdag, og en sum for å skifte disker når de er eldre.
Til slutt deler du på antall prosjekter i året, så du ser kostnaden per prosjekt. Det tallet er nyttig både internt og når du skal prise oppdrag overfor kunder.
Du trenger ikke et regneark med mange faner. En side som viser volum, kopier, tid og utskifting er nok til å ta gode valg, og den kan oppdateres én gang i året.
- Volum multiplisert med antall kopier
- Tid per opptaksdag til kopiering og kontroll
- Utskifting av disker fordelt over årene
Prisen på en backup-rutine styres av hvor mye dere filmer, hvor mange kopier dere vil ha, og hvor mye tid kontrollen tar. Med litt regning i forkant ser du raskt hva som er rimelig for dere. Rutinen gjør tap mindre sannsynlig, men den er ingen garanti. Start enkelt, kontroller faktisk filene, og juster når prosjektene vokser.