Hva koster det å få orden på filnavn og mapper, og hva styrer prisen?

Prisen følger arbeidet, ikke filene

Spørsmålet om pris kommer ofte tidlig, og det er et fornuftig spørsmål. Svaret er sjelden et enkelt tall, fordi arbeidet med filnavn og mappestruktur ikke handler om hvor mange gigabyte dere har. Det handler om hvor mange beslutninger som må tas, og hvor mange personer som må bli enige om dem.

En navnestandard er egentlig et lite sett med avtaler: hva skal stå først i filnavnet, hvordan skriver vi dato, hva gjør vi med versjoner og hva kaller vi kameraene. Hver av disse avtalene tar tid å lande, særlig når flere i teamet har egne vaner fra før.

Jeg har sett prosjekter der en liten gruppe fikk på plass en brukbar standard på noen timer, og andre der samme jobb tok flere dager fordi eldre prosjekter måtte ryddes etter samme mønster. Forskjellen ligger i omfanget, ikke i vanskelighetsgraden.

Det som oftest driver kostnaden opp

Den første faktoren er antall personer som skal bruke strukturen. Én frilanser som jobber alene trenger en enkel avtale med seg selv. Et team på åtte, hvor tre jobber på reise og to klipper hjemmefra, trenger regler som tåler ulike maskiner og ulik tålmodighet.

Den andre faktoren er hvor mye som allerede ligger der. Et tomt utgangspunkt er billigere enn et arkiv med ti år gamle mapper kalt «ny_final2». Rydding av eksisterende materiale er et eget arbeid, og det har egne tilbud i pensum.

Den tredje er hvor mange prosjekttyper strukturen skal dekke. En bedrift som lager både intervjuer, eventfilm og korte sosiale klipp, trenger en mal som kan tilpasses uten at alt må skrives om hver gang.

• Antall brukere og hvor ulikt de jobber
• Størrelsen og tilstanden på eksisterende arkiv
• Hvor mange prosjekttyper malen skal dekke
• Om teamet vil ha opplæring i tillegg til selve malen

Selve malen er sjelden det dyre

Mange tror pengene går til å tegne mappetreet. Det er den raskeste delen. Et godt utkast til struktur kan skisseres på en formiddag når jeg vet hva dere filmer og hvem som henter filene etterpå.

Tiden går til å teste malen mot virkeligheten. Jeg ber gjerne teamet legge inn et reelt prosjekt fra i fjor og se hvor det skurrer. Der avdekkes de små tingene: at lydfiler fra opptakeren får andre navn enn videofilene, eller at grafikk fra byrået ikke passer noe sted.

Disse justeringene er det som gjør at standarden holder i praksis. En mal som ikke er testet, blir ofte forlatt etter to uker, og da har man betalt for noe som ikke brukes.

Opplæring og innføring i hverdagen

En navnestandard virker bare hvis alle følger den. Det er derfor opplæringen ofte teller mer i regnskapet enn selve utformingen. En kort gjennomgang for hele teamet, med øvelser på egne filer, koster mindre enn å rette opp feil i månedsvis.

Jeg anbefaler å planlegge en oppfølging etter noen uker, når de første prosjektene er lagt inn. Da ser vi hva som faktisk skjer når folk har det travelt, og kan stramme inn der det trengs. Den oppfølgingen kan være liten, men den bør være avtalt på forhånd.

Teamstørrelse og arbeidsmåte avgjør hvor mye tid dette tar. Et lite team som sitter i samme rom, kommer raskt i mål. Et spredt team trenger gjerne to korte økter i stedet for én lang.

Slik kan du få et realistisk prisoverslag

Det beste du kan gjøre før du tar kontakt, er å samle noen enkle opplysninger. Hvor mange er dere, hvilke programmer og kameraer brukes, og finnes det en eksisterende standard, selv om den er uskreven? Et skjermbilde av dagens mappestruktur sier ofte mer enn en lang forklaring.

Fortell også hva som er målet. Vil dere ha en mal å ta i bruk fra neste prosjekt, eller skal gamle opptak ryddes etter samme mønster? Det er to forskjellige jobber med ulik pris, og det er greit å skille dem fra start.

Via kontaktskjemaet beskriver du situasjonen, og jeg svarer skriftlig med hva jeg tror som trengs og hva det koster. Prisene finner du også på prisesiden. Ingenting bestilles uten at du har fått bekreftelsen din skriftlig.

• Antall personer og hvor de jobber
• Et skjermbilde av dagens mappestruktur
• Hva dere filmer, og hvor ofte
• Om gamle opptak skal ryddes samtidig

Å spare riktig, ikke bare lite

Det er fristende å velge den billigste løsningen, og noen ganger er den god nok. Et lite team med et enkelt behov trenger ikke en omfattende prosess. Men å hoppe over testingen eller opplæringen for å spare noen timer, gir ofte dyrere etterarbeid senere.

Regn heller på hva rot koster i dag. Hvor lang tid bruker klipperen på å finne riktig fil? Hvor ofte spørres det etter hvor noe ligger? Disse minuttene går ikke på noen faktura, men de legger seg opp over et år.

Jeg ville startet smått: en tydelig navnestandard, en enkel mal og én runde med opplæring. Utvid heller etter hvert, når dere ser hva som faktisk trengs.