Hva «arkivinventar» egentlig betyr når du rydder gamle opptak

Et fagord som skremmer mer enn det burde

Arkivinventar høres tungt ut, men betyr rett og slett en liste over alt du har. Ikke en fin liste, ikke en ferdig sortert liste, bare en ærlig oversikt over hvilke disker, mapper og filer som finnes, og hva som ligger hvor. Når folk kommer til kurset med et uoversiktlig arkiv, vil de som regel begynne å flytte og døpe om filer med en gang. Det er den raskeste veien til å miste oversikten helt.

Inventaret er et skille mellom å rydde og å rote. Før du rører noe, vet du hva som finnes. Etter at du har ryddet, kan du sjekke at alt fortsatt er der. Uten listen har du ingenting å sammenligne med, og da blir hele jobben en gjetning. Det er derfor jeg bruker en hel økt på dette alene, midt i modulen om å ordne eksisterende opptak.

Her i høstmånedene er det mange som tar fatt på arkivet etter en travel sesong med oppdrag, og da er fristelsen størst til å hoppe over forarbeidet.

Hva inventaret skal inneholde

Et godt nok inventar er enklere enn de fleste tror. Du trenger ikke tidskoder eller scenebeskrivelser på dette stadiet. Du trenger bare nok opplysninger til at du kan finne tilbake og avgjøre hva som må tas vare på. Jeg anbefaler et vanlig regneark med én rad per disk eller mappe på øverste nivå, fylt ut med det du kan se uten å åpne klippene.

Mange vil fylle ut mer enn nødvendig og gir opp halvveis. Hold deg til det du faktisk kan lese av: navn på disken, hva den er merket med, omtrent hvilke prosjekter den ser ut til å høre til, og når filene sist ble endret. Det du ikke vet, skriver du som ukjent. Et ukjent felt er mer nyttig enn et gjettet svar, fordi det viser hvor du må undersøke videre senere.

• Navn eller merking på disken eller mappen
• Omtrentlig størrelse og antall filer
• Hvilket prosjekt eller oppdrag det ser ut til å tilhøre
• Dato for siste endring
• Merknad: kjent, usikkert eller ukjent innhold

Slik går du frem, steg for steg

Start med å samle alt fysisk på ett sted. Disker som ligger i skuffer, hos kolleger og i gamle kameraväsker må frem før du kan lage en liste. Sett dem på en rad, gi hver en midlertidig lapp med nummer, og noter nummeret i regnearket. Dette tar kortere tid enn du tror, men det er overraskende ofte her du oppdager at noen disker har vært borte i årevis.

Koble til én disk om gangen, og bla gjennom mappene på øverste nivå uten å endre noe. Skriv ned det du ser. Ikke åpne hvert klipp, ikke omdøp, ikke flytt. Når du har vært gjennom alle diskene, har du et første kart. Først da kan du begynne å bestemme hvilke mapper som hører sammen, og hvilke som er rene duplikater av hverandre.

Det inventaret avslører

Når listen er ferdig, ser du mønstre du ikke så før. Samme prosjekt kan ligge på tre disker med litt ulike navn. Noen mapper heter bare «ny mappe» eller «ferdig_endelig». Enkelte disker er nesten fulle av råmateriale som aldri ble brukt, mens andre rommer kun ferdige eksporter. Dette er nyttig kunnskap, selv om det kan være litt pinlig å se svart på hvitt.

Inventaret viser også hvor risikoen ligger. Hvis et viktig prosjekt bare finnes på én disk, vet du at det bør kopieres før du gjør noe annet. Det er ikke en garanti mot tap, for ingen rutine kan love det, men det gir deg en rekkefølge å jobbe i. Du starter med det som er mest sårbart og viktigst, og lar resten vente.

Vanlige misforståelser om begrepet

Den vanligste misforståelsen er at inventaret er det samme som en ferdig mappestruktur. Det er det ikke. Inventaret beskriver hvordan ting er nå, mens strukturen beskriver hvordan du vil ha det. De to henger sammen, men du lager dem i riktig rekkefølge: først kartlegging, deretter plan, og til slutt flytting.

Den andre misforståelsen er at inventaret må være perfekt. Det må det ikke. Et inventar med hull er langt bedre enn ingen liste, og du kan fylle ut underveis. Jeg ser også at noen blander det sammen med opptaksloggen, som beskriver innholdet i hvert enkelt opptak. Loggen kommer senere og går dypere. Inventaret er bare oversikten over beholderne, ikke over det som ligger inni.

Hva du sitter igjen med

Etter en dag eller to har du et dokument som kan vise noen andre hva arkivet består av. Det er verdt mye alene, selv om du ikke rydder noe mer. En kollega, en frilanser eller en klipper kan sette seg inn i situasjonen uten å måtte spørre deg om hver eneste disk.

Dokumentet blir også grunnlaget for resten av arbeidet i modulen: å velge hva som skal beholdes, bygge en struktur, flytte filene og kontrollere at alt kom med. Ta vare på inventaret etter at ryddingen er ferdig. Det fungerer som en logg over hvordan arkivet så ut før, og det er nyttig neste gang noen lurer på hvor et gammelt prosjekt ble av.